கடினமான செய்திகளைப் பரிமாறுவது எப்படி?
எமது வாழ்வில் அலுவல் காரணங்களிலும், பிற சந்தர்ப்பங்களிலும் நாம் கடினமான செய்திகளைப் பரிமாற வேண்டி வரலாம். இதை ஒரு வகையில் எடுத்துப் பார்த்தால, இது நல்ல முடிவுகளை எடுப்பதற்கும், நெறிமுறை நிறுவனங்களை வளர்ப்பதற்கும், நேர்மையான உறவுகளை உருவாக்குவதற்கும் முக்கியமானதொன்றாகும்.
அமெரிக்க உளவியல் சங்கத்தின் ஒரு ஆய்வின் முடிவும் இக்கருத்தை எதிரொலிக்கிறது. அசௌகரிய செய்திகளை எடுத்துச் செல்பவர்கள் விரும்பத்தகாதவர்களாகவும், குறைவான திறமைசாலிகளாகவும் அல்லது எதிர்மறையான நிகழ்வு நடக்க வேண்டும் என்று விரும்புபவர்கள் என்று கருதப்படுவதாக ஆய்வு தெரிவிக்கிறது.
இது தமக்குப் பிடிக்காத தகவல் கொண்டு வந்த தூதரைக் கொல்வது போன்ற விடயமாகவே தென்படுகிறது. இது இன்றைய அமெரிக்காவில் புதிய விடயம் இல்ல என்பதும் உண்மை.
எனவே உறவுகளைச் சேதப்படுத்தாமல் கடினமான செய்திகளை எவ்வாறு பகிர்வது என்பதை தெரிந்து கொள்வது முக்கியம். இதை நான் வர்த்தக மையங்களான ‘வால்ஸ்டீரீட்’ (Wall Street), டோக்கியோ, லண்டன், சிங்கப்பூர் நகரப் பதிப்பகத்துறை அனுபவங்களிலிருந்தும், இலங்கை, லெபனான், ஈராக் போர்த்தள நேர்காணல்களிலிருந்தும் தொகுத்துத் தருகிறேன். உங்கள் வாழ்வில் கடினமான செய்திகளைக் கடத்த வேண்டிய சங்கடமான தருணங்களை எளிமையாக்கவும், சரியான முறையில் செய்தி சென்றடையவேண்டிய வழிமுறைகளையும் ஆறு குறிப்புகளை இங்கே தொகுத்துள்ளேன்.
- மனோத்துவ ரீதியாக தகவல் கேட்பவர்களை தயார்படுத்துதல்
கடின செய்திகளுக்காக உங்கள் தகவல் கேட்பவர்களை எப்போதும் முடிந்தளவு முன்கூட்டிய சிறு உரையாடல்கள் மூலம் இணைத்துக் கொள்ள பார்க்கவேண்டும். இது உறவுகளைச் சேதப்படுத்தும் அபாயத்தைக் குறைக்கிறது மற்றும் எதிர்த் தரப்பினரைத் தெளிவாக சிந்திக்க அனுமதிக்கிறது.
ஆயினும் எமது மேலத்தேய தொழில் துறைகளில் முரண்பாடு என்னவென்றால், நாங்கள் பல ஆண்டுகளாக உளவியல் பாதுகாப்பைப் பற்றி பேசி வருகிறோம். அதன் முக்கியத்துவத்தை நாம் புரிந்துகொள்கிறோம். எனினும் கடினமான செய்தியைச் சொல்லும்போது, தெரிந்தோ தெரியமலோ ஏதோ கொடிய இராட்சகராகவும், அந்தக் கடின தகவலைப் பெறும் பக்கத்தில் இருப்பவர்கள் பற்றி தெரிந்து கொள்ளாதவராகவும் மாறிவிடுகிரோம். நாம் தகவல் தருபவர்/பெறுபவர் என இரு தரப்பினரது உளவியல் பற்றி சிந்திக்க வேண்டும்.
உளவியல் ரீதியாக உங்கள் தகவலைக் கேட்பவர்களைத் தயார்படுத்தும் முகமாக “நான் நல்ல செய்தியைத் தரவே விரும்புகிறேன், ஆனால்…” போன்ற எளிமையான ஒன்றைச் சொல்வதன் மூலம் தகவலை ஆரம்பிக்கலாம். இது அவர்கள் தகவலைக் கேட்கும்போது உணரும் அதிர்ச்சி மற்றும் எதிர்ப்புத் தன்மையைச் சற்றே குறைக்கும், எனவே நீங்கள் சொல்வது நியாமாக இருக்கலாம் என்று அவர்கள் சிந்தித்துப் புரிந்து கொள்ள உதவும். கடினமான செய்திக்கான சூழலை அமைப்பதன் மூலம் எதிர்பார்ப்புகளை அளவிடவும்: அது எவ்வளவு காலம் நீடிக்கும்? மதிப்பிடப்பட்ட செலவு என்ன? எதை மாற்ற வேண்டும்? போன்ற சிந்தனைகளை உருவாக்கிக் கொள்ளலாம்.
- நம்பகமான தகவல் பரிமாறலுக்கு ஒத்திகை அவசியம்
நீங்கள் கடினமான செய்திகளைப் பரிமாறும் பொழுது, உங்கள் பேச்சு தெளிவான அதே சமயம் குறித்த நிர்ணயமான கருத்து மையங்களைக் கொண்டு அமையவேண்டும். இது தகவல் தரபவராகிய உங்களை நம்பிக்கை, பணிவு மற்றும் தகுதி உள்ளவராகவும், தகுந்த சரியான சமநிலையைப் பேணுபவராகவும் காட்டும்.
உங்கள் உடல் மொழி (body language) மற்றும் குரல் தொனியும் அவதானத்துடன் எச்சரிக்கையாக இருப்பதும் இவ்விடம் அவசியம். மேலும் போதிய நேரம் இருந்தால் உங்கள் தகவல் பரிமாறலை ஒலி, ஓளிப் பதிவு செய்யுங்கள். இதன் மூலம், நீங்கள் எவ்வாறு தகவல் பெறுபவர்கள் முன் தோன்றினீர்கள் என்பதையும் நிர்ணயித்துக் கொள்ளலாம். உதாரணமாக நீங்கள் நம்பிக்கை, செல்வாக்கு மற்றும் அக்கறையுடன் இருக்கிறீர்களா? அல்லது கடினமானவராக மற்றவர் உணர்வுகளைப் பொருட்படுத்தாதவராக இருந்தீர்களா? அல்லது பாதுகாப்பற்றவராகவும், மன்னிப்புக் கோருபவராகவும் இருந்தீர்களா? முக்கியமாக கடின விடயத்தில் உங்களுக்கு எவ்வித பங்கும் இல்லாத போது நீங்கள் தகவல் தருபவராக மாத்திரம் தென்பட்டீர்களா? என்று நிர்ணயிக்கவும் உதவும்.
- முழுமையாக அந்தத் தருணத்தில் இருந்து கேட்பவர்களிடம் கவனம் செலுத்துங்கள்
நாம் இன்று கவனச்சிதறல் நிரம்பிய நிலையில் வாழ்கிறோம். எனவே ஒரு முக்கியமான செய்தியை வழங்கும்போது நீங்கள் கவனம் செலுத்தாமல் இருந்தால், நீங்கள் தாக்கத்தையும் விளைவையும் உண்டாக்கிவிடக்கூடும்.
இந்தக் கடினச் செய்தி சொல்வதை, விரைவாக சொல்லிமுடித்து விட்டு அடுத்த கூட்டத்திற்கு தாவுவோம் என்று நினைத்தீர்களானால் அதன் பக்க விளைவுகள் சாதகமாக அமைந்து கொள்ள வாய்ப்புக்குறைவே ஆகும். நீங்கள் உண்மையில் மனரீதியில் அங்கு இல்லை மற்றும் உங்களுக்கு இது பற்றி எந்தக் கவலை, கரிசனையும் கிடையாது என்ற உணர்வையும் கேட்பவர்கள் பிரதிபலிப்பார்கள்.
கடினச் செய்திகளை வழங்கும்போது, அதை வழங்கும் முறை, பரிபாலனை ஆகியவை முக்கியம். நேரில் சந்திப்பது சிறந்தது; அல்லது வீடியோ மாநாடு மற்றும் தொலைபேசி மூலமும் தெரிவிக்கலாம். இதில் முக்கியம் என்னவென்றால் தகவல் தருபவர்க்கும், தகவல் பெறுபவர்க்கும் இடையிலான நேரடியான உரையாடல்.
தவறான புரிதல்கள் மற்றும் எதிர்பார்க்காத விரிவாக்கங்களின் சாத்தியக்கூறுகளை குறைக்க நேருக்கு நேர் சந்திப்பை உருவாக்கிக் கொள்ளுங்கள். மின்னஞ்சல் மூலம் அறிவிப்பது, கடின செய்தி தகவலில் பட்டியலில் கடைசியாகவே இருக்க வேண்டும். உதாரணமாக மின்னஞ்சலானது குரல் தொனி மற்றும் உடல் மொழி போன்ற உணர்ச்சி குறிப்புகளை வெளிப்படுத்த முடியாத ஒன்று.
நீங்கள் தரும் செய்தியானது உங்கள் அதிகார பூர்வ வெளிப்பாடு எவ்வாறு கேட்பவர்கள் மத்தியில் பெறப்படுகிறது என்பதை நீங்கள் தெரிந்து கொள்ள வேண்டும்.
– நீங்கள் போதுமான தகவலைப் பகிர்ந்திருக்கிறீர்களா?
– தகவல் கேட்கும் நபருக்கு என்ன கேள்விகள் எழக்கூடும்?
– அவர்கள் உங்கள் முழு செய்தியையும் கேட்டார்களா அல்லது முதல் இரண்டு வாக்கியங்களையும் கேட்ட உடனேயே மீதியைக் கேட்காது எதிர்ப்பு செயலில் ஈடுபட்டனரா?
இந்தத் தருணத்தில் உங்கள் முக்கிய பொறுப்பு நீங்கள் அவர்களின் பக்கத்தில் எவ்வாறு வழிகாட்டியாக இருக்கிறீர்கள் என்பதே.
- இரக்கமுள்ள, அதே சமயம் செயலூக்கமான நோக்கத்தை வெளிப்படுத்துங்கள்
பொதுவாக கடினமான செய்திகளைப் பெறுபவர்கள் அதை வழங்கும் நபரை வெறுப்புடன் ஒதுக்க விரும்புவார்கள். இது சிந்தித்து செயல்படாத மனித இயல்பு. இப்பேர் பட்ட எதிர்ப்பு மனித இயல்பை முன்கூட்டியே அவதானிப்பில் எடுத்துக் கொள்வது நல்லதாகும். இத்தருணத்தில் உண்மையான பச்சாத்தாபத்தை வெளிப்படுத்துவதன் மூலம், செய்தியைத் தெரிவிப்பது உங்கள் கடமை என்பதைக் கேட்பவர்களுக்கு நினைவூட்டி உதவலாம்.
வேலைத்தலத்தில், வர்த்தகச் சூழலில் இந்த விவகாரத்தில் உங்களுக்கோ அல்லது உங்கள் குழுவிற்கோ ஒரு பங்கு இருந்தால், ஒரு நேர்மையான மன்னிப்பு மற்றும் பரிகாரத் திட்டத்தை வழங்குங்கள். அது வலிக்கும் ஆயினும் உண்மையைக் கூறுவது அவசியம். நீங்கள் அக்கறை உள்ளவர் என்பதைக் காட்டுங்கள். அதன் பின்னர் உடனடியாகவே சாத்தியமான தீர்வுகளுக்கு செல்லுங்கள்.
கடின செய்தி சார்ந்த சூழ்நிலையை எப்படி சரிசெய்வது? காலப்போக்கில் இழந்த பணம், பொருள், வேலை நாட்கள், இதர விடயங்களை நாம் எவ்வாறு திரும்பப் பெற முடியும்? என்பதற்கு பதில் இருந்தால் அதை எடுத்துக் கூறவேண்டும். முன்னோக்கிய பாதையையும், அது மீண்டும் நிகழாமல் தடுப்பதற்கான முயற்சிகளையும் முடிந்தளவு விவரிக்கலாம்.
நீங்கள் கடினமான செய்தியை இரக்கத்துடன் எடுத்துக் கூறுதல் ஒரு நம்பகமான ஆலோசகராக உங்கள் நல்ல நோக்கத்தை கேட்பவர்கள் மத்தியில் வலியுறுத்தும்.
- நியாயப்படுத்தாமல் விளக்கவும்
கடின செய்திகளை வழங்கும்போது சாக்குப்போக்கு போலத் தோன்றும் எதையும் தவிர்ப்பது முக்கியம்.
உங்கள் தகவலைக் கேட்பவர்க்கு உண்மைகளைப் பகிர்ந்து கொள்ளுங்கள், இதனால் பொதுவாக அவர்கள் என்ன நடந்தது என்பதைப் புரிந்துகொள்கிறார்கள். இதை நன்றாகச் செய்தால், நீங்கள் நேர்மையானவராகவும் நம்பகமானவராகவும் காணப்படுவீர்கள், மேலும் பங்குதாரர்கள் உங்கள் விளக்கத்தை நியாயமானதாகக் காண்பார்கள்.
இது உங்கள் மீது சுமத்தப்படும் பழியைக் குறைக்கிறது, நியாயத்தின் உணர்வை அதிகரிக்கிறது, மேலும் உங்கள் செய்தியின் நம்பகத்தன்மையை அதிகரிக்கிறது.
- அவசர உணர்வை உண்டு பண்ணல் முக்கியம்
வழக்கமாக தாபனங்கள் கடின செய்தியையும் கேட்பவர்கள் மத்தியில் ஏதோ ஒரு நல்ல செய்தி போல மூடிமறைக்கவும் முனைவர். உண்மையில் நிறுவன கவனம் தேவைப்படும் முக்கியமான பிரச்சினைகளுக்கு, நீங்கள் ஆபத்தை குறைத்து மதிப்பிடுவதோ, நல்ல செய்திக் கூறுவதில் எதுவித பயனும் இல்லை. ஒரு பிரச்சினையை நன்மை பயக்கும் என்று சொல்லிக் கொள்வது உள்ள சூழல் நெருக்கடிக்கு தேவையான அவசரத் தன்மையை அந்த உணர்வைக் குறைக்கவே செய்யும். எனவே இதைத் தவிர்ப்பது முக்கியம்.
கடினமான தகவல்களைப் பகிர்வதன் பயம் மற்றும் தர்மசங்கடத்தை தவிர்ப்பது யாருக்கும் இயல்பாக வந்துவிடுவதில்லை. இவையாவும் பயிற்சி மூலமே பெற முடியும். உங்கள் கடின செய்தியைக் கேட்பவர்கள் மத்தியில் அதிகரிக்கவும், மக்கள் அதைக் கேட்கவும் செயல்படவும் தயாராகவும், முடிந்தளவு முன்தயாரிப்பு தேவை. மேற்கொண்ட ஆறு கைமுறைகளையும் அறிந்து நீங்களும் இதற்கு தயாராகலாம். இது நிச்சயம் உங்களுக்கு தனிப்பட்ட முறையிலும், அலுவலக முறையிலும் நிலைமையைக் கையாள இது உங்களுக்கு உதவும்.
- யோகி
உச்சாந்துணை
- Shooting the messenger, John. L.K Blunden, H, & Liu H (2019) – Journal of Experimental Psychology: General, 148(4) 644-666. Http://doi.org/10.1036.xge0000586
